为贸易展览摊位配备人员与为酒店活动配备人员是两个完全不同的任务。在大多数情况下，贸易展的工作人员欢迎访客，对他们进行资格认证，并将对话转向潜在客户的产生和销售。然而，酒店活动的工作人员应该少关注销售，多关注建立和深化关系。当然，活动工作人员实际上是主持人，所以他们的工作还包括确保所有的客人都感到受欢迎，让他们沉浸在你的品牌中享受其中。
因此，正如您为您的贸易展览摊位所做的，您需要培训您公司的活动人员来有效地工作场地。显然，您需要传递活动的详细信息，如宾客列表、食品和饮料菜单、时间、娱乐等。但你的活动前准备也应该包括一个全面的培训课程，讨论你希望员工在这个下班后的活动中表现出什么样的行为。至少，在大门打开之前，在会场内召开15至20分钟的培训会议，并安排一名高管主持会议，以确保出席率。为了达到这个目的，这里有一些关键点需要在培训期间处理，以确保您的酒店活动是一个有效的营销工具，而不仅仅是一个昂贵和低效的派对。
记住你是主人，而不是客人。这是一个包含食物、饮料和娱乐的工作活动，而不是展台工作人员在展台上辛苦工作一天后的特殊待遇。所以提醒员工，从客人进门到活动结束，他们都要扮演主人的角色。
对你的员工来说，这意味着和访客打招呼，而不是和其他员工交谈，确保与会者享受他们的时间，并以最能代表品牌的方式行事。从客人到主人的转变其实只是一种心理状态，但提醒员工他们的角色和相应的责任是很重要的。
与客人打招呼并互动。任何时候都应至少有一人驻守在活动入口附近，以正式欢迎客人并向他们介绍场地情况。当然，大型活动可能需要许多迎宾员。这些工作人员甚至可以护送到达的客人进一步进入会场的酒吧，食物区等。然而，一旦他们进入会场，在活动期间的某个时候，至少应该有一名其他工作人员与与会者接触。接下来的互动可以是一个简单的微笑和一句“谢谢你的到来”，也可以是一次建立或进一步发展关系的全面对话。毕竟，后者可能是您举办该活动的主要原因之一。
典型的员工/与会者对话可能是这样的。一名工作人员走到这个人面前，与他(她)进行眼神交流，伸出手与他(她)握手，然后说:“欢迎来到这个活动。”我是XYZ公司的马特，今晚的招待会在该公司举行。非常感谢您的光临!”后续的问题可以是一个吸引人的问题，比如“你想吃点什么或喝点什么吗?”和鱼牌滑块特别好。”“我可以把我们公司的一个人介绍给你吗?，或者简单地说:“这件事对你有什么吸引力，足以吸引你来参加?”这个想法仅仅是开启一场对话，看看它会引向何方。你不是强迫别人去买东西;你在进行社会互动。
当然，作为主办者，工作人员应该确保每个人都觉得自己被包括在了活动中。因此，如果他们看到几个人单独站着或站在一边，鼓励你的代表主动主动地随意接近他们，开始一段对话，并有可能把他们介绍给他们可能有共同点的其他与会者。
远离同事。很明显，如果你和客人互动，你不会和其他员工坐在一起，聊天，吃饭。然而，这是酒店员工在接待活动中最常见的陷阱之一，因此值得重申。
您的活动人员应该与与会者进行交流，而不是彼此。当然，如果一两个代表特别内向，那么把员工配对并鼓励他们一起在房间里工作是完全可以的。但重点应该放在游客身上，而不是彼此。
在大型活动中建立领地。如果你是为少数客人举办贵宾招待会，这个建议显然不适用。但如果你有一个规模较大的活动，可能有100名以上的客人，或者甚至是一个拥有不同房间、角落和缝隙的大型场地，可以考虑将工作人员分配到场地内的特定区域。
因此，每个员工将有一个特定的区域，他或她将负责问候和与客人交谈。另外，如果你让所有员工都知道谁在负责哪个地区，他们就会知道彼此在哪里。这样，如果工作人员确定一位客人想要见您团队中的某个特定成员，他或她就会知道该代表的大致位置。
另一种选择是指定三或四名没有地域分配的工作人员为飞航者。他们的职责将是迎接访客，并覆盖没有工作人员的区域——要么是因为他们很忙，要么是因为他们需要带着访客走出他们的区域。
控制你的行为。有些人似乎认为业务协议在社交活动中会飞出窗外。因此，强化您所期望的适当业务行为类型肯定不会有什么坏处。
建议员工在商务活动中减少饮酒，并提醒他们，他们的一言一行都是对品牌的反映。事实上，在活动期间保持清醒可能是一个不错的选择。如果他们想让自己看起来像庆祝活动的一部分，同时又能保持完全的镇定，那就想想加酸橙的苏打水就像杜松子酒加奎宁水，而可乐就像朗姆酒加可乐。当然，不含酒精的啤酒看起来和冰冻的啤酒是一样的，而且味道也非常相似。
按照同样的思路，鼓励员工让客人先品尝食物。当然，你不想跑出去，让客人饿着肚子，但即使这不是一个问题，确保大多数与会者在你的团队开始用餐前把盘子装满是礼貌的。
最后，提醒员工注意他们的谈话主题和音量。他们很可能在一个满是客户和潜在客户的房间里，他们中的许多公司和产品彼此之间存在直接竞争。所以，虽然如果客人提起这个话题，在小店里闲聊是可以接受的，但要小心，工作人员不要透露客人或其他客户的敏感信息，以免被爱管闲事的旁观者听到。
安排接待活动的人员不是脑外科手术。但除非你对员工进行培训，并在活动中运用一些技巧，否则你不仅有可能在重要观众面前损害自己的品牌形象，还可能无法从这种营销支出中获得每一分效益。
