如何通过展会策划降低成本
一。图形、文献、促销产品和运输
这次展览是最吸引人的。永远都是。但还有其他营销和运营任务需要完成，如文学、促销产品和航运。所有这些事情，如果提前完成，将为你节省大量的金钱，减轻你的焦虑。我们倾向于在最后期限前工作。如果我们能在最后期限前做好呢？例如，你的供应商可能会给你7-10天的生产和交货期，无论是赠品还是印刷小册子。但是，7-10天假设一切按计划进行。不会的。不要等到最后一分钟。计划地面运输与夜间运输，并假设它们在运输过程中会出现一两个故障。你将有机会看到任何错误并及早纠正。另外，演出前一周你会睡得更好。
2。早期鸟类
这是在你下次的贸易展上省钱的最简单的方法。这些早期鸟类的存在是有原因的-展示承包商希望你尽早完成它们，因为他们提前掌握的信息越多，他们就可以为演出做好准备。然而，许多参展商仍然推迟了这一任务。虽然填写这些表格可能是一项痛苦的工作，但关键是要在提前的截止日期前把这些表格交上来。如果你没有所需的全部信息，或者某些信息可能会发生变化，那没关系。你可以以后再改正。提前寄出这些表格，你可以省下几百甚至几千美元。
3。预装和检查您的展品
虽然你可能不喜欢在自己的商店里组装两次展台，然后再在贸易展览厅组装一次的想法，但这个贸易展览规划步骤是一个很好的成本削减措施。当你知道如何在展会上设置展位，你将节省时间，防止任何令人讨厌的惊喜。任何一个贸易展的老手都知道，任何时候在展会上出现问题，修复都是非常昂贵的，而且没有廉价的解决方案。无论是通宵制作的图像还是周末购买的备件，一切都将变得更加昂贵和紧张。在你把你的展台运到展会之前，确保一切正常。在展会开幕当天，你的展位只进行了部分组装，这和根本没有到达展位一样糟糕。
4。预付仓库与直接展示
有两种主要的方式可以把你的展位运送到展会上。一个叫提前仓库，另一个叫直接展示。虽然直接显示运费似乎更便宜，但运送到提前仓库实际上可以节省您的钱。当你把你的展台运到预付款仓库时——有时提前几个月——当你离展会越来越近的时候，你就不用那么担心了。当演出日期越来越近时，预展仓库里的所有东西都会直接送到会场。假设你要参加周一到周三的演出。然后，该节目的设置将在周五、周六和周日进行。如果你把你的摊位运到高级仓库，你可以保证在星期五早上，你可以和你的船员一起组装你的摊位。但是，如果你直接把它运到展会上，你可能会遇到延误，而且当你不知道你的展位何时到达时，很难预测和安排你的劳动力。在大多数情况下，你的货运司机坐在编组区等待卸货，这意味着你要为等待时间买单。
5。预支仓库挂标牌
如果你有一个悬挂的标志，把它运到提前仓库（即使你没有把你的摊位运到那里）。在没有人的情况下，他们会更容易在你指定的展位上方挂上这个标志。但最重要的是，他们不太可能对你的标志和展位本身造成损害。
6。避免特殊手续费
从拖车到展厅的展位越容易，您在运货账单上看到的特别手续费就越少。避免把东西叠在一起或捆在一起。松散的成分加起来。他们需要更多的劳动力和努力，而演出承包商将收回你的账单上的时间和努力，有时会加倍或三倍出乎意料。如果你真的要收取特别手续费，一定要去找演出承包商，问他们为什么要加这些费用。然后你就可以知道下次该避免什么了。对你来说，这也许并不总是有意义的，但这与逻辑无关。是为了省钱。
7。投资铅回收软件
租赁、购买或租赁lead retrieval软件取决于您的演出日程和lead management的成熟程度。一些参展商只对收集最基本的信息感兴趣：客户名称、联系方式、展会和日期。其他人有一个完整的问题清单，他们想得到答案，需要的能力，电子邮件文学或后续直接从节目。其他人对他们的CRM软件以及如何上传和管理有特定的要求。如果你想收集你的潜在客户的详细信息，潜在客户检索软件是一个很好的方法，可以节省时间、金钱和头痛的时候，在展会上进行潜在客户检索，并提供更好的展会后跟进。但是，请选择对您的情况最有意义的潜在客户检索包。不要多付你所需要的钱不要买得比你需要的少，不管是为了一场演出还是为了你的整个演出日程。从长远来看，更便宜的软件实际上可能更贵。
8。清洁用品
清洁费是所有展会上最疯狂的收费之一。每天早上只要有人给你的展品吸尘就要花几百美元。另一方面，你可以买一个99美元的真空吸尘器，它可以放在你的箱子里，和你的摊位一起运送，还有其他必要的清洁用品。和你的展览人员玩个游戏。如果每个人都投入到每天的清洁工作中去，你不用支付吸尘器服务费省下的钱就可以用在演出后的餐点上了。
9。在秀场买显示器
这是一个很好的节约成本的主意。你可能需要一个显示器在你的摊位上，随着平板电视的价格在过去几年暴跌，你可以得到一个不错的一个从300美元到600美元取决于大小。与其花钱把显示器运到展会上，不如直接在展会城市购买——无论您是在拉斯维加斯、芝加哥还是奥兰多演出。然后，为了节省运回显示器的费用，可以将显示器作为赠品，以鼓励更多的展位流量和收集更多的线索。谁不想赢得平板电视？
10。因特网
仔细想想你是否真的需要在你的展位上连接到互联网。它会以任何方式推进你的贸易展览营销计划吗？还是分心？展会现场的互联网收费可能非常高，而且连接往往不可靠，这使得它无论如何都是一项浪费的投资。如果您正在使用线索检索或移动订单编写软件，请考虑具有脱机访问权限的解决方案。
11。分享广告
这可能不适用于所有人，但可以节省大量成本。如果您有战略行业合作伙伴，他们在同一个展会上参展，拥有相似的客户，但不是直接竞争对手，请探索与他们在展会广告和联合主办活动上合作的机会。将这些成本一分为二，可以让你在节省资金的同时产生巨大的营销和网络影响。与普通客户分开吧台和用餐有很长的路要走，不会对您的销售过程产生任何重大影响。
12。租房子
如果你带着一个大约六个人或更多的人参加一个展览，那么在会议中心附近租一所房子可能会比单独支付酒店房间更经济。它还提供了更多的灵活性。我知道有很多参展商在展会期间把他们租的房子用作社交活动和派对的场地。有什么关于降低成本的建议吗？请在评论中告诉我们。别忘了查看第1部分，了解更多关于如何在展会展位设计上省钱的信息，以该系列的最后一篇文章，第3部分，其中包括展会期间和之后的成本削减技巧！
